Facility Administrator
Provincie Brussel
Voor onze klant zijn wij op zoek naar een Facility Administrator.
Het facility team in Vilvoorde is verantwoordelijk voor het waarborgen van een gezonde, veilige en kostenefficiënte werkomgeving. Het team is onderverdeeld in 3 subdivisies: zachte voorzieningen, harde voorzieningen en projecten.
Functie omschrijving
- Als Beheerder Harde Voorzieningen speel je een cruciale rol bij het plannen van preventief en curatief onderhoud, het uitvoeren van wettelijk vereiste audits en het reageren op dringende onderhouds- en reparatieoproepen.
- Jouw verantwoordelijkheden omvatten het registreren van facilitaire behoeften van interne opdrachtgevers in het FMIS (Facility Management Informatie Systeem, Ultimo). Je zorgt voor een nauwgezette opvolging en geeft feedback aan de aanvragers, rekening houdend met het beleid, de procedures, budgetten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
- Het controleren van leverings- en werkbonnen en facturen van aannemers en leveranciers in het boekhoudsysteem ISP behoort ook tot jouw taken. Daarnaast verleen je ondersteuning bij praktische dienstverlening en draag je bij aan de algemene administratieve vereenvoudiging.
- In deze rol zal je dagelijks communiceren met interne en externe partijen, waaronder aannemers en leveranciers. Je stelt een planning op voor onderhoudswerken en keuringen en onderhoudt nauw contact met de vaste firma's waarmee het bedrijf samenwerkt. Hierbij schat je vooraf de risico's van de werken in en zorg je ervoor dat onderaannemers over de juiste werkvergunningen beschikken, waarbij veiligheid voorop staat.
- Je hebt ook een rol in het opmaken van bestellingen in het ISP-systeem en zorgt voor een correcte facturatie. Alle werkzaamheden worden administratief verwerkt in Ultimo, waarbij je tevens ondersteuning biedt aan de technische officier voor zware of moeilijke klussen.
- Als centraal aanspreekpunt voor hard facilities en back-up voor soft facilities, denk je mee over verbeteringen, waarvoor IT-affiniteit een pluspunt is. Op sommige momenten kan sporadisch zaterdagwerk vereist zijn bij vloerherstellingen of keuringen BA4/BA5.
Functie eisen
- Bachelor in Facility Management of gelijkwaardig door ervaring, bij voorkeur met technisch certificaat.
- 1-3 jaar relevante ervaring op het gebied van facilities, project management of vastgoed.
- Een vorklift- en hoogtewerkerattest zijn een pluspunt.
- Zelfstandig kunnen werken met een vlotte en resultaatgerichte mindset.
- Klantgerichte aanpak, teamspeler en gepassioneerd door veiligheid.
- Kennis van BA4/BA5 is een voordeel.
- Assertief genoeg om mensen aan te spreken op gedrag en richtlijnen.
- Talenkennis: goede beheersing van Nederlands (team), Engels (interne afdelingen) en Frans is een pluspunt.
- Vaardig met de computer, ervaring met het FMIS-systeem (Ultimo) is een pluspunt en een VCA basis certificaat wordt gewaardeerd.
Arbeidsvoorwaarden
- Vast contract voor onbepaalde duur met aantrekkelijk salarispakket en prestatiebonus.
- Werk-privébalans: flexibele uren en mogelijkheid tot thuiswerk (3 dagen/week) met vergoeding.
- Wettelijke feestdagen + 12 compensatiedagen.
- Talrijke trainingsmogelijkheden en doorgroeikansen binnen het bedrijf.
- Werken bij een internationaal bedrijf met een warme, familiale sfeer.
- Je komt terecht in een hechte groep met een jonge geest en een manager die voor je klaarstaat.
